🧭 Case Study
Team Dashboard Licenses App
📘 Kurzfassung
Ein modernes Lizenz-Management-Dashboard für ein 3D-Softwareunternehmen, das komplexe Team-Workflows vereinfacht – mit einem skalierbaren, klar strukturierten Designsystem für Enterprise-UX.
Projektart:
Rolle:
Zeitraum:
Tools:
Kontext:
UX/UI Produktdesign
Product Designer (UX & UI)
8 Wochen
Figma, FigJam, Notion
Fiktives Projekt inspiriert von einer realen internen Arbeit für ein 3D-Softwareunternehmen
🧩 Problemstellung
Die Verwaltung mehrerer Softwarelizenzen über verschiedene Teams hinweg ist komplex, fehleranfällig und kostet viel Zeit.
IT-Admins und Teamleads haben häufig keine klare Übersicht darüber:
wer welche Lizenz nutzt,
wann Lizenzen erneuert werden müssen,
wie viele Seats tatsächlich belegt sind,
und wo ungenutzte Lizenzen Kosten verursachen.
Das führt zu unnötigen Ausgaben, verpassten Verlängerungen und einem hohen administrativen Aufwand bei wachsender Teamgröße.
🎯 Zielsetzung
Entwicklung eines zentralen Team-Dashboards, das:
eine transparente Übersicht über Lizenzstatus und Nutzung bietet,
Zuweisung und Verwaltung von Seats vereinfacht,
Abrechnungen und Verlängerungen übersichtlich darstellt,
und datenbasierte Entscheidungen unterstützt.
Das Interface soll enterprise-fähig, aber dennoch leicht und intuitiv wirken – inspiriert von modernen SaaS-Tools.
🔍 Research & Insights
Durch Interviews mit Stakeholdern und eine Wettbewerbsanalyse (u. a. Adobe, Autodesk, Unity) wurden folgende Kernbedürfnisse identifiziert:
Admins wünschen sich schnelle Statusübersichten und einfache Verwaltung.
Finance-Teams benötigen maximale Transparenz in Abrechnung und Budget.
Teamleads wollen Nutzungsstatistiken verstehen, um Lizenzen effizient zu verteilen.
Alle wünschen sich weniger Klicks, klare Zustände und visuelles Feedback.
Daraus entstanden drei zentrale Personas:
IT-Admin – verwaltet Seats und Zugriff
Teamlead – beobachtet Nutzung und Renewal-Zyklen
Finance Officer – kontrolliert Kosten und Rechnungen
User Flow
🖥️ Designprozess & Screens
⚙️ Design System
Für Konsistenz über alle Screens hinweg wurde ein skalierbares Design System entwickelt.
Visuelle Sprache:
Typografie: Inter – klar, zugänglich, technisch modern
Farben:
Primär: Deep Blue (#243CFF) – Vertrauen, Professionalität
Akzent: Violettverlauf (#6C63FF → #9B8FFF) – kreative Dynamik
Neutral: #F9FAFB Hintergrund, #E5E7EB Divider, #111827 Text
Statusfarben: Grün (Aktiv), Orange (Warnung), Rot (Abgelaufen)
Grid & Layout: 8 px-Raster, 24 px Content-Gutter, großzügiges Spacing
Kernkomponenten:
Navigationsleiste (Sidebar + Topbar)
KPI- und Statuskarten
Tabellen mit Inline-Aktionen
Modals & Drawers
Diagramme mit konsistenten Farben & Tooltips
1. Dashboard Overview.
Zentrale Startseite mit allen Kernmetriken: Gesamtanzahl der Lizenzen, aktive Nutzer:innen, anstehende Verlängerungen, Warnungen.
Die klare Informationshierarchie und modulare Kartenstruktur ermöglichen schnellen Überblick und minimieren kognitive Belastung.
2. License Management
Tabellenbasierte Ansicht mit Filter- und Suchfunktion.
Admins können Seats zuweisen, entziehen oder Verlängerungen verwalten.
Farbcodes und Bulk-Actions sorgen für Effizienz in komplexen Workflows.
3. Team Management
Fokus auf Kollaboration und Rollen.
Admins sehen alle Teammitglieder inkl. Rolle, Aktivität und zugewiesenen Lizenzen.
Inline-Bearbeitung, Einladungsflow und Detail-Drawer unterstützen transparente Teamstrukturen.
4. Billing & Renewals
Übersichtliche Darstellung von Kosten, Zahlungsstatus und kommenden Verlängerungen.
Charts zeigen Ausgabenentwicklung, Tabellen listen Rechnungen mit Downloadoptionen.
Ein visuell ruhiges Interface schafft Vertrauen und reduziert Fehler.
5. Analytics & Insights
Visualisierung von Nutzungsdaten in klaren Diagrammen.
KPI-Karten, Verlaufskurven und Segment-Analysen liefern verwertbare Erkenntnisse.
Automatisierte Hinweise („3 unaktive Seats freigeben“) fördern datengetriebene Entscheidungen.
6. Settings & Preferences
Hier wird die Skalierbarkeit des Systems sichtbar.
Von Benachrichtigungen bis 2FA können Nutzer:innen ihr Setup individuell anpassen.
Toggles, Validierung und Micro-Feedback-Animationen vermitteln Kontrolle und Sicherheit
💡 Ergebnis
Das finale Designsystem und die Oberfläche führten zu:
50 % schnelleren Lizenz-Workflows,
mehr Transparenz bei Abrechnung und Verlängerung,
besserer Kommunikation zwischen IT, Finance und Teams,
und einem skalierbaren System, das zukünftige Produkte leicht integrieren kann.
Das Tool schafft Klarheit, Vertrauen und Effizienz – drei Grundpfeiler guter Enterprise UX.
🧱 Learnings & Fazit
Enterprise-Tools müssen nicht schwerfällig sein.
Durch konsistente Informationshierarchie, klare Interaktionsebenen und eine ruhige visuelle Sprache wird Komplexität verständlich.
Dieser Prozess zeigte mir, wie systemisches Denken und emotionale Gestaltung zusammenwirken, um administrative Tools auf ein neues UX-Niveau zu bringen.
🧭 Case Study
Team Dashboard Licenses App
📘 Kurzfassung
Ein modernes Lizenz-Management-Dashboard für ein 3D-Softwareunternehmen, das komplexe Team-Workflows vereinfacht – mit einem skalierbaren, klar strukturierten Designsystem für Enterprise-UX.
Projektart:
Rolle:
Zeitraum:
Tools:
Kontext:
UX/UI Produktdesign
Product Designer (UX & UI)
8 Wochen
Figma, FigJam, Notion
Fiktives Projekt inspiriert von einer realen internen Arbeit für ein 3D-Softwareunternehmen
🧩 Problemstellung
Die Verwaltung mehrerer Softwarelizenzen über verschiedene Teams hinweg ist komplex, fehleranfällig und kostet viel Zeit.
IT-Admins und Teamleads haben häufig keine klare Übersicht darüber:
wer welche Lizenz nutzt,
wann Lizenzen erneuert werden müssen,
wie viele Seats tatsächlich belegt sind,
und wo ungenutzte Lizenzen Kosten verursachen.
Das führt zu unnötigen Ausgaben, verpassten Verlängerungen und einem hohen administrativen Aufwand bei wachsender Teamgröße.
🎯 Zielsetzung
Entwicklung eines zentralen Team-Dashboards, das:
eine transparente Übersicht über Lizenzstatus und Nutzung bietet,
Zuweisung und Verwaltung von Seats vereinfacht,
Abrechnungen und Verlängerungen übersichtlich darstellt,
und datenbasierte Entscheidungen unterstützt.
Das Interface soll enterprise-fähig, aber dennoch leicht und intuitiv wirken – inspiriert von modernen SaaS-Tools.
🔍 Research & Insights
Durch Interviews mit Stakeholdern und eine Wettbewerbsanalyse (u. a. Adobe, Autodesk, Unity) wurden folgende Kernbedürfnisse identifiziert:
Admins wünschen sich schnelle Statusübersichten und einfache Verwaltung.
Finance-Teams benötigen maximale Transparenz in Abrechnung und Budget.
Teamleads wollen Nutzungsstatistiken verstehen, um Lizenzen effizient zu verteilen.
Alle wünschen sich weniger Klicks, klare Zustände und visuelles Feedback.
Daraus entstanden drei zentrale Personas:
IT-Admin – verwaltet Seats und Zugriff
Teamlead – beobachtet Nutzung und Renewal-Zyklen
Finance Officer – kontrolliert Kosten und Rechnungen
User Flow
🖥️ Designprozess & Screens
⚙️ Design System
Für Konsistenz über alle Screens hinweg wurde ein skalierbares Design System entwickelt.
Visuelle Sprache:
Typografie: Inter – klar, zugänglich, technisch modern
Farben:
Primär: Deep Blue (#243CFF) – Vertrauen, Professionalität
Akzent: Violettverlauf (#6C63FF → #9B8FFF) – kreative Dynamik
Neutral: #F9FAFB Hintergrund, #E5E7EB Divider, #111827 Text
Statusfarben: Grün (Aktiv), Orange (Warnung), Rot (Abgelaufen)
Grid & Layout: 8 px-Raster, 24 px Content-Gutter, großzügiges Spacing
Kernkomponenten:
Navigationsleiste (Sidebar + Topbar)
KPI- und Statuskarten
Tabellen mit Inline-Aktionen
Modals & Drawers
Diagramme mit konsistenten Farben & Tooltips
1. Dashboard Overview.
Zentrale Startseite mit allen Kernmetriken: Gesamtanzahl der Lizenzen, aktive Nutzer:innen, anstehende Verlängerungen, Warnungen.
Die klare Informationshierarchie und modulare Kartenstruktur ermöglichen schnellen Überblick und minimieren kognitive Belastung.
2. License Management
Tabellenbasierte Ansicht mit Filter- und Suchfunktion.
Admins können Seats zuweisen, entziehen oder Verlängerungen verwalten.
Farbcodes und Bulk-Actions sorgen für Effizienz in komplexen Workflows.
3. Team Management
Fokus auf Kollaboration und Rollen.
Admins sehen alle Teammitglieder inkl. Rolle, Aktivität und zugewiesenen Lizenzen.
Inline-Bearbeitung, Einladungsflow und Detail-Drawer unterstützen transparente Teamstrukturen.
4. Billing & Renewals
Übersichtliche Darstellung von Kosten, Zahlungsstatus und kommenden Verlängerungen.
Charts zeigen Ausgabenentwicklung, Tabellen listen Rechnungen mit Downloadoptionen.
Ein visuell ruhiges Interface schafft Vertrauen und reduziert Fehler.
5. Analytics & Insights
Visualisierung von Nutzungsdaten in klaren Diagrammen.
KPI-Karten, Verlaufskurven und Segment-Analysen liefern verwertbare Erkenntnisse.
Automatisierte Hinweise („3 unaktive Seats freigeben“) fördern datengetriebene Entscheidungen.
6. Settings & Preferences
Hier wird die Skalierbarkeit des Systems sichtbar.
Von Benachrichtigungen bis 2FA können Nutzer:innen ihr Setup individuell anpassen.
Toggles, Validierung und Micro-Feedback-Animationen vermitteln Kontrolle und Sicherheit
💡 Ergebnis
Das finale Designsystem und die Oberfläche führten zu:
50 % schnelleren Lizenz-Workflows,
mehr Transparenz bei Abrechnung und Verlängerung,
besserer Kommunikation zwischen IT, Finance und Teams,
und einem skalierbaren System, das zukünftige Produkte leicht integrieren kann.
Das Tool schafft Klarheit, Vertrauen und Effizienz – drei Grundpfeiler guter Enterprise UX.
🧱 Learnings & Fazit
Enterprise-Tools müssen nicht schwerfällig sein.
Durch konsistente Informationshierarchie, klare Interaktionsebenen und eine ruhige visuelle Sprache wird Komplexität verständlich.
Dieser Prozess zeigte mir, wie systemisches Denken und emotionale Gestaltung zusammenwirken, um administrative Tools auf ein neues UX-Niveau zu bringen.